elastic business PROJECTS

 

Gestión de proyectos

elastic business PROJECTS permite a las empresas planificar y gestionar todos sus proyectos de manera integral, siguiendo diferentes estándares globalmente reconocidos, como los publicados en la guía PMBOK por el Project Management Institute (PMI), que además promueve las buenas prácticas en la gestión de proyectos a través de sus programas de certificación.

Es una solución que abarca todas las perspectivas de la gestión de proyectos: desde la de la dirección de la empresa, interesada en la visión agregada del portfolio de proyectos; pasando por el rol del director de proyecto, encargado de planificar el alcance y los recursos empleados en cada uno de los mismos; hasta los encargados de ejecutar cada tarea que conforma el proyecto, informarse de aquellas que le han sido asignadas, coordinarse con sus compañeros, etc. Además, incluye una serie de herramientas comunes que facilitan la coordinación de actividades, la extracción de información y la comunicación con terceros.

La gestión de proyectos es la disciplina de organizar y administrar recursos, de tal manera que se pueda culminar todo el trabajo requerido por un proyecto dentro de un alcance, un tiempo y unos costes definidos; entendiendo como proyecto, aquel esfuerzo temporal, único y progresivo, emprendido para crear un producto o un servicio también único. Esta gestión afecta significativamente a la rentabilidad de una empresa, a la tesorería, a la satisfacción de los clientes y a la calidad de vida del personal de la empresa.

elastic business PROJECTS está dirigido a empresas y departamentos que trabajan por proyectos y que deseen implantar un modelo de gestión basado en las directrices del PMI que les permita asumir más volumen de trabajo sin perder el control sobre los recursos y sin necesidad de introducir demasiada burocracia, o dicho de otra forma de ser más escalables. La solución no pasa únicamente por proveer a la organización de un software de gestión de proyectos, sino que este debe ser complementado con la implementación de buenas prácticas de gestión, que den lugar a una reducción drástica de costes y tiempo invertidos en la consecución de los proyectos, impactando directamente en la rentabilidad de la empresa.

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Características de elastic business PROJECTS

  1. Perspectiva de empresa
    • Portfolio de proyectos: registro centralizado e histórico de proyectos realizados, en curso y potenciales.
    • Carga y capacidad de recursos: consulta y evaluación de la viabilidad de llevar a cabo los proyectos en curso, teniendo en cuenta la asignación de recursos, coste por hora, disponibilidad, estimaciones, etc. Posibilidad de reasignar o redimensionar recursos, re-planificar proyectos o subcontratar, en función de los datos disponibles.
    • Análisis económico: valor presupuestado, realizado y previsto de todos los movimientos económicos, costes y existencias vinculadas con los proyectos. Posibilidad de visualizar valores agregados, por mes, por proyecto, por cliente, por director de proyecto, por paquete de trabajo, etc.
    • Previsiones y potenciales: asignación de probabilidades de ejecución a los proyectos potenciales.
  2. Perspectiva de proyecto
    • Gestión del alcance: desglose jerárquico (EDT) de los paquetes de trabajo que es necesario desarrollar para finalizar el proyecto.
    • Planificación y seguimiento: organización temporal de los paquetes de trabajo representada mediante diagrama de Gantt, y contraste entre la evolución prevista y la real.
    • Facturación: confirmación de ingresos, gastos, cobros y pagos, con la posibilidad de integrar esta gestión con el ERP corporativo.
    • Control de costes: confirmación de costes de proveedores, recursos humanos y medios, pudiendo desglosar por meses y paquetes de trabajo.
  3. Perspectiva operativa
    • Dedicación de los recursos: paquetes de trabajo asignados, esfuerzo requerido por paquete e imputación de horas realmente dedicadas.
    • Requisitos y riesgos: expectativas del cliente y desviaciones provocadas sobre plazos y tiempos por su modificación.
    • Entregables: opción de aglutinar varios entregables dentro de un paquete de trabajo o definir entregables a nivel de proyecto. Definición de responsable, estado, prioridad, fecha prevista de entrega y fecha real.
    • Incidencias y cambios: seguimiento continuo de estos eventos, acciones correctivas, tiempo de respuesta, recursos empleados e impacto sobre el proyecto (alcance, plazo y costes).
  4. Herramientas comunes
    • Gestión Documental (ECM): acceso a un repositorio centralizado donde se almacena la documentación relativa al conjunto de proyectos, con posibilidad de generar documentos relevantes a partir plantillas, como actas de constitución, informes de seguimiento, informes de desempeño, planes de gestión, solicitudes de cambios o actas de cierre.
    • Gestión por procesos (BPM): modelado de los trabajos incluidos en el proyecto como procesos. Cada proceso está compuesto por una secuencia compleja de actividades relacionadas entre si, con flujos de trabajo indicando la secuencia de actividades a realizar y quién debe realizarlas, y formularios para asistir a los usuarios en la realización de su actividad. El motor de procesos (BPM) se encarga de gestionar el estado de cada proceso y de asignar a cada la responsable las actividades que le toca realizar en cada momento.
    • Informes y Gráficas (Reporting): filtrar, agrupar, pivotar, exportar, etc.
    • Indicadores (KPI): cálculo en tiempo real de indicadores relevantes para la gestión de los proyectos y visualización a través del cuadro de mando.
    • Interoperabilidad: integración con otros sistemas corporativos para evitar repetir esfuerzos en la introducción de datos, asegurando la correcta sincronización de los mismos. ERP. CRM, herramientas de planificación de proyectos, etc.